ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ

QUERCUS AUDIT KFT.

ÁLTLÁNOS ADATOK

Adatkezelő (a továbbiakban Társaság, Adatkezelő, Munkáltató)

Cégnév:                    Quercus Audit Kft.

Székhely:                  8200 Veszprém, Radnóti tér 2./C

Cégjegyzékszám:     19 09 512226

Adószám:                 11679204-2-19

Számlavezető bank: Unicredit Bank

Honlap:                    www.quercus.hu

E-mail cím:               quercus@quercus.hu

Telefonszám:            +3688/780-348

Főtevékenysége:      könyvvizsgálat

I. Az Adatkezelési szabályzat hatálya

1.      Jelen Szabályzat hatálya természetes személyek, személyes adatainak a Quercus Audit Kft. (a továbbiakban: vállalkozás, társaság, adatkezelő) általi kezelésére kiterjed ki.

Egyéni vállalkozó, egyéni cég, őstermelő ügyfeleket, vevőket, szállítókat e szabályzat alkalmazásában természetes személynek kell tekinteni.

Szabályzat hatálya nem terjed ki az olyan személyes adatkezelésre, amely jogi személyekre vonatkozik, beleértve a jogi személy nevét és formáját, valamint a jogi személy elérhetőségére vonatkozó adatokat. (GDPR (14))

 

II. A Tájékoztató célja

 

2.      A Tájékoztató célja, hogy biztosítsa a személyes adatok alaptörvény szerinti védelmének érvényesülését, az információs önrendelkezés megvalósulását, továbbá, hogy a vállalkozás által kezelt személyes adatok tekintetében meghatározza az adatkezelés során irányadó adatvédelmi és adatbiztonsági szabályokat.


III. Irányadó jogszabályok

 

3.      A vállalkozásnak az adatkezelése során az alábbi jogszabályokban foglalt előírásoknak megfelelően kell eljárnia, a jelen Tájékoztatóban foglaltak szerint:

-        Az Európai Parlament és a Tanács (Eu) 2016/679 Rendelete (2016. április 27.)

           a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő      védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK       rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet, a        továbbiakban: GDPR, Rendelet)

-        az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságrólszóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.)

-        a polgári törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény (a továbbiakban: Ptk.)

-        a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (a továbbiakban: Mt.)

-        a Magyar Könyvvizsgálói Kamaráról, a könyvvizsgálói tevékenységről, valamint a könyvvizsgálói közfelügyeletről szóló a 2007. évi LXXV. törvény (a továbbiakban: Kkt.)

-        az elektronikus kereskedelmi szolgáltatások, valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások egyes kérdéseiről szóló 2001. évi CVIII. törvény

-        a kutatás és közvetlen üzletszerzés célját szolgáló név- és lakcímadatok kezeléséről szóló 1995. évi CXIX. törvény

IV. Fogalmak definiálása

4.      A GDPR-ban meghatározott fogalmak közül jelen Tájékoztató jellegével összhangban az alábbiak emelendők ki:

 

a)      Érintett: Bármely meghatározott, személyes adat alapján azonosított vagy - közvetlenül vagy közvetve - azonosítható természetes személy;

b)      Személyes adat: Az érintettre vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható.

c)      Adatkezelő: Az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza; ha az adatkezelés céljait és eszközeit az uniós vagy a tagállami jog határozza meg, az adatkezelőt vagy az adatkezelő kijelölésére vonatkozó különös szempontokat az uniós vagy a tagállami jog is meghatározhatja.

d)     Adatkezelés:A személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés, továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés.

e)      Adatfeldolgozó:Az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel.

f)       Adatfeldolgozás: Az adatkezelési műveletekhez kapcsolódó technikai feladatok elvégzése, függetlenül a műveletek végrehajtásához alkalmazott módszertől és eszköztől, valamint az alkalmazás helyétől, feltéve hogy a technikai feladatot az adaton végzik;

g)      Címzett:Az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, akivel vagy amellyel a személyes adatot közlik, függetlenül attól, hogy harmadik fél-e. Azon közhatalmi szervek, amelyek egy egyedi vizsgálat keretében az uniós vagy a tagállami joggal összhangban férhetnek hozzá személyes adatokhoz, nem minősülnek címzettnek; az említett adatok e közhatalmi szervek általi kezelése meg kell, hogy feleljen az adatkezelés céljainak megfelelően az alkalmazandó adatvédelmi szabályoknak.

h)      Harmadik fél: Az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely nem azonos az érintettel, az adatkezelővel, az adatfeldolgozóval vagy azokkal a személyekkel, akik az adatkezelő vagy adatfeldolgozó közvetlen irányítása alatt a személyes adatok kezelésére felhatalmazást kaptak.

i)        Nyilvántartási rendszer: A személyes adatok bármely módon – centralizált, decentralizált vagy funkcionális vagy földrajzi szempontok szerint – tagolt állománya, amely meghatározott ismérvek alapján hozzáférhető.

j)        Adatvédelmi incidens:A biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi.

k)      Képviselő:Az az európai unióban tevékenységi hellyel, illetve lakóhellyel rendelkező és az adatkezelő vagy adatfeldolgozó által a 27. Cikk alapján írásban megjelölt természetes vagy jogi személy, aki, illetve amely az adatkezelőt vagy adatfeldolgozót képviseli az adatkezelőre vagy adatfeldolgozóra az e rendelet értelmében háruló kötelezettségek vonatkozásában.

l)        Vállalkozás: Gazdasági tevékenységet folytató természetes vagy jogi személy, függetlenül a jogi formájától, ideértve a rendszeres gazdasági tevékenységet folytató személyegyesítő társaságokat és egyesületeket is.

m)    Hozzájárulás:Az érintett akaratának önkéntes és határozott kinyilvánítása, amely megfelelő tájékoztatáson alapul, és amellyel félreérthetetlen beleegyezését adja a rá vonatkozó személyes adat - teljes körű vagy egyes műveletekre kiterjedő - kezeléséhez;

n)      Tiltakozás:Az érintett nyilatkozata, amellyel személyes adatának kezelését kifogásolja, és az adatkezelés megszüntetését, illetve a kezelt adat törlését kéri;

o)      Adattörlés: Az adat felismerhetetlenné tétele oly módon, hogy a helyreállítása többé nem lehetséges;

p)      Adatmegsemmisítés: Az adatot tartalmazó adathordozó teljes fizikai megsemmisítése;

q)      Adatvagyon leltár:Az adatkezelő által kezelt személyes adatok körének és jellegének felmérését szolgáló dokumentum.

r)       Technikai és szervezési intézkedések: Az adatkezelő által az adatkezelés jellege, hatóköre, körülményei és céljai, valamint a természetes személyek jogaira és szabadságaira jelentett, változó valószínűségű és súlyosságú kockázat figyelembevételével megfelelően meghatározott eljárásrend annak biztosítása és bizonyítása céljából, hogy a személyes adatok kezelése a GDPR-ral összhangban történik. Ezeket az intézkedéseket az adatkezelő felülvizsgálja és szükség esetén naprakésszé teszi.

s)       Adattovábbítás   Az adat meghatározott harmadik személy számára történő hozzáférhetővé tétele;

t)       Nyilvánosságra hozatal:  Az adat bárki számára történő hozzáférhetővé tétele;

u)      Adatmegjelölés:  Az adat azonosító jelzéssel ellátása annak megkülönböztetése céljából;

v)      Adatzárolás:        Az adat azonosító jelzéssel ellátása további kezelésének végleges vagy meghatározott időre történő korlátozása céljából;

w)    Adatvédelmi incidens:a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi.

V. Az adatkezelés alapelvei

5.      A vállalkozás az adatok kezelését jogszerűen és tisztességesen, valamint az érintett számára átlátható módon végzi (jogszerűség, tisztességes eljárás és átláthatóság).

 

6.      A vállalkozás a személyes adatok gyűjtését csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból végzi, és azokat nem kezeli ezekkel a célokkal össze nem egyeztethető módon (célhoz kötöttség).

 

7.      A vállalkozás az adatkezelést annak célja(i) szempontjából megfelelően és relevánsan, és a szükségesre korlátozva végzi (adattakarékosság). Ennek megfelelően a vállalkozás nem gyűjt és nem tárol több adatot, mint amennyi az adatkezelés céljának a megvalósulásához feltétlenül szükséges.

 

8.      A vállalkozás adatkezelése pontos és naprakész. A vállalkozás minden észszerű intézkedést megtesz annak érdekében, hogy az adatkezelés céljai szempontjából pontatlan személyes adatokat haladéktalanul törlésre vagy helyesbítésre kerüljenek (pontosság).

 

9.      A vállalkozás a személyes adatokat olyan formában tárolja, amely az érintettek azonosítását csak a személyes adatok kezelése céljainak eléréséhez szükséges ideig teszi lehetővé, figyelemmel a vonatkozó jogszabályokban meghatározott tárolási kötelezettségre (korlátozott tárolhatóság).

 

10.  A vállalkozás megfelelő technikai vagy szervezési intézkedések alkalmazásával biztosítja a személyes adatok megfelelő biztonságát, ideértve a személyes adatok jogosulatlan vagy jogellenes kezelésével, véletlen elvesztésével, megsemmisítésével vagy károsodásával szembeni védelmet (integritás és bizalmas jelleg).

 

11.  A vállalkozás felelős a fentiekben részletezett alapelveknek való megfelelésért, továbbá a vállalkozás igazolja ezen megfelelést (elszámoltathatóság). Ennek értelmében a vállalkozás gondoskodik a jelen belső szabályzatban foglaltak folyamatos érvényesüléséről, az adatkezelésének folyamatos felülvizsgálatáról és szükség esetén az adatkezelési eljárások módosításáról, kiegészítéséről. A vállalkozás a jogszabályi kötelezettségeknek való megfelelés igazolására dokumentációt készít.

VI. Adatkezelési jogalapok

12.  A személyes adatok kezelése kizárólag akkor és annyiban jogszerű, amennyiben legalább a 13-18. pontban meghatározott jogalapok egyike teljesül:

 

13.  Az érintett hozzájárulását adta személyes adatainak egy vagy több konkrét célból történő kezeléséhez (a továbbiakban: hozzájáruláson alapuló adatkezelés).

 

14.  Az adatkezelés olyan szerződés teljesítéséhez szükséges, amelyben az érintett az egyik fél, vagy az a szerződés megkötését megelőzően az érintett kérésére történő lépések megtételéhez szükséges (a továbbiakban: szerződésen alapuló adatkezelés).

 

15.  Az adatkezelés a vállalkozásra vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges (a továbbiakban: jogi kötelezettségen alapuló adatkezelés).

 

16.  Az adatkezelés az érintett vagy egy másik természetes személy létfontosságú érdekeinek védelme miatt szükséges (a továbbiakban: létfontosságú érdeken alapuló adatkezelés).

 

17.  Az adatkezelés közérdekű vagy a vállalkozásra ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlásának keretében végzett feladat végrehajtásához szükséges (a továbbiakban: közhatalmi jogosítványon alapuló adatkezelés).

 

18.  Az adatkezelés a vállalkozás vagy egy harmadik fél jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges, kivéve, ha ezen érdekekkel szemben elsőbbséget élveznek az érintett olyan érdekei vagy alapvető jogai és szabadságai, amelyek személyes adatok védelmét teszik szükségessé, különösen, ha az érintett gyermek (a továbbiakban: jogos érdeken alapuló adatkezelés).

 

19.  A vállalkozás egy adott személyes adatkör kezelése vonatkozásában mindig csak egy jogalap alapján végzi az adatkezelést. Az adatkezelés jogalapja az adatkezelés során változhat.

 

VII. Az adatvagyonleltár

20.  A vállalkozás a tevékenysége körében végzett adatkezelésre vonatkozó, a GDPR és a jogszabályok által előírt kötelezettségeknek megfelelő technikai és szervezési intézkedések megalkotása céljából adatvagyon leltárt készít. Az adatvagyon leltár tartalmazza a vállalkozás által kezelt összes adatkört.

21.  A vállalkozás adatkezelési tevékenységével összefüggésben az adatvagyon leltárban meghatározásra kerülnek az alábbiak:

a)      az érintett     

b)      az adatkezelés megnevezése és célja

c)      a kezelt adatok köre 

d)     esetlegesen kezelt különleges adatok köre

e)      az adatkezelés jogalapja

f)       az adatkezelés időtartama   

g)      kik férhetnek hozzá a személyes adatokhoz a vállalkozás szervezetén belül

h)      ki számára kerülhet az adat továbbításra

i)        alkalmaz-e a vállalkozás adatfeldolgozót, ha igen kit, milyen célra és milyen személyes adatokhoz férhet hozzá és mennyi ideig tárolhatja a személyes adatokat

22.  A vállalkozás adatfeldolgozási tevékenységével összefüggésben az adatvagyon leltárban meghatározásra kerülnek az alábbiak:

a)      mely tevékenységéhez kötötten minősül a vállalkozás adatfeldolgozónak;

b)      ki az adatkezelő, akinek a nevében az adatfeldolgozási tevékenységet végzi;

c)      milyen személyes adatokhoz fér hozzá;

d)     mennyi ideig tárolhatja a személyes adatokat.

 

VIII. Az érintett jogai és azok érvényesítése

 

23.  A vállalkozás a GDPR rendelkezéseivel összhangban az alábbiakat biztosítja az érintettek számára.

 

Tájékoztatáshoz való jog

24.  A tájékoztatáshoz való jog minden adatkezelési jogalap vonatkozásában megilleti az érintettet.

25.  A vállalkozás tömör, átlátható, érthető és könnyen hozzáférhető formában, világosan és közérthetően megfogalmazva nyújt tájékoztatást az érintettek számára.

26.  Az információkat írásban vagy más módon – ideértve adott esetben az elektronikus utat is – kell megadni.

 

Tájékoztatás az érintett kérésére

27.  Az érintett kérésére szóbeli tájékoztatás is adható, feltéve, hogy más módon igazolták az érintett személyazonosságát.

28.  A vállalkozás indokolatlan késedelem nélkül, de mindenféleképpen a kérelem beérkezésétől számított 30 napon belül tájékoztatja az érintettet az egyéb érintetti jogokra vonatkozó érintetti kérelem nyomán hozott intézkedésekről.

29.  Szükség esetén, figyelembe véve a kérelem összetettségét és a kérelmek számát, a 30 napos határidő további 60 nappal meghosszabbítható. A határidő meghosszabbításáról a vállalkozás a késedelem okainak megjelölésével a kérelem kézhezvételétől számított 30 napon belül tájékoztatja az érintettet. Ha az érintett elektronikus úton nyújtotta be a kérelmet, a tájékoztatást lehetőség szerint elektronikus úton kell megadni, kivéve, ha az érintett azt másként kéri.

30.   A tájékoztatást és intézkedést díjmentesen kell biztosítani.

31.  Ha az érintett kérelme egyértelműen megalapozatlan vagy – különösen ismétlődő jellege miatt – túlzó, úgy a vállalkozás, figyelemmel a kért információ vagy tájékoztatás nyújtásával vagy a kért intézkedés meghozatalával járó adminisztratív költségekre:

a)      észszerű összegű díjat számíthat fel, vagy

b)      megtagadhatja a kérelem alapján történő intézkedést.

32.  A kérelem egyértelműen megalapozatlan vagy túlzó jellegének bizonyítása a vállalkozást terheli.

 

Kötelező tájékoztatás

33.  Amennyiben a vállalkozás az adatokat közvetlenül az érintettől szerezte meg (ide értve különösen az ügyfeleket), úgy a vállalkozás mindenképpen tájékoztatást nyújt az alábbiakról:

a)      a vállalkozás képviselőjének ha van ilyen a kiléte és elérhetőségei;

b)      az adatvédelmi tisztviselő elérhetőségei, ha van ilyen;

c)       a személyes adatok tervezett kezelésének célja, valamint az adatkezelés jogalapja

d)      a jogos érdeken alapuló adatkezelés esetén, a vállalkozás vagy harmadik fél jogos érdekei;

e)      adott esetben a személyes adatok címzettjei

f)       adott esetben annak ténye, hogy a vállalkozás harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére kívánja továbbítani a személyes adatokat,

34.  A személyes adatok első megszerzésének időpontjában a vállalkozás a fentieken túl az érintetteket tájékoztatja az alábbiakról is:

a)      a személyes adatok tárolásának időtartamáról

b)      az érintett azon jogáról, hogy kérelmezheti a vállalkozástól a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, egyes jogalapokhoz tartozó adatkezelés esetében törlését vagy kezelésének korlátozását, és egyes jogalapokhoz tartozó adatkezelés esetében tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen, valamint az érintett adathordozhatósághoz való jogáról;

c)      a hozzájáruláson alapuló adatkezelés bármely időpontban történő visszavonásához való jog, amely nem érinti a visszavonás előtt a hozzájárulás alapján végrehajtott adatkezelés jogszerűségét;

d)     a felügyeleti hatósághoz (Nemzeti Adatvédelmi Hatóság, továbbiakban: Hatóság vagy NAIH) címzett panasz benyújtásának jogáról;

e)       arról, hogy a személyes adat szolgáltatása jogszabályon vagy szerződéses kötelezettségen alapul vagy szerződés kötésének előfeltétele-e, valamint hogy az érintett köteles-e a személyes adatokat megadni, továbbá hogy milyen lehetséges következményekkel járhat az adatszolgáltatás elmaradása.

35.  Ha a vállalkozás a személyes adatokon a gyűjtésük céljától eltérő célból további adatkezelést kíván végezni, a további adatkezelést megelőzően tájékoztatja az érintettet erről az eltérő célról és a 33. pontban említett minden releváns kiegészítő információról.

36.  A vállalkozás a kötelező tájékoztatásnak az alábbi módon tesz eleget.

A 33. pontban foglalt információkat a vállalkozás a munkaszerződéssel elválaszthatatlan részét képező a Munkáltatói adatkezelési tájékoztatásban ismerteti a munkavállalóval.

37.   Amennyiben a vállalkozás a jogszabályi kötelezettségen alapuló könyvvizsgálói tevékenység végzése körében kezelt adatokat nem közvetlenül az érintettől szerezte meg, úgy a vállalkozásnak nem áll fenn az érintettel szemben a 33. és 34. pontokban írt tájékoztatási kötelezettsége figyelemmel arra, hogy a Kkt. a jogszabályi kötelezettségen alapuló könyvvizsgálói tevékenység vonatkozásában szigorú titoktartási kötelezettséget ír elő.

            Hozzáférés joga

38.  A hozzáférés joga minden adatkezelési jogalap vonatkozásában megilleti az érintettet.

39.  Az érintett jogosult arra, hogy a vállalkozástól visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és a következő információkhoz hozzáférést kapjon:

a)      az adatkezelés céljai;

b)      az érintett személyes adatok kategóriái;

c)      azon címzettek vagy címzettek kategóriái, akikkel, illetve amelyekkel a személyes adatokat a vállalkozás közölte vagy közölni fogja

d)     adott esetben a személyes adatok tárolásának tervezett időtartama

e)       az érintett azon joga, hogy kérelmezheti a vállalkozástól a rá vonatkozó személyes adatok helyesbítését, egyes jogalapokhoz kötött adatkezelés esetén ezen adatok törlését vagy kezelésének korlátozását, és egyes jogalapokhoz kötött adatkezelés esetén tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen;

f)       a felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának joga;

g)       ha az adatokat nem az érintettől gyűjtötték, a forrásukra vonatkozó minden elérhető információ;

h)      az automatizált döntéshozatal ténye, ideértve a profilalkotást is, valamint legalább ezekben az esetekben az alkalmazott logikára és arra vonatkozó érthető információk, hogy az ilyen adatkezelés milyen jelentőséggel bír, és az érintettre nézve milyen várható következményekkel jár.

40.  A vállalkozás az adatkezelés tárgyát képező személyes adatok másolatát az érintett rendelkezésére bocsátja.

41.  Az érintett által kért további másolatokért a vállalkozás az adminisztratív költségeken alapuló, észszerű mértékű díjat számíthat fel, melynek mértékét a vállalkozás árszabási szabályzata, egyéb szabályzata, vagy egyéb dokumentum tartalmazza.

 

Helyesbítéshez való jog

42.  A helyesbítéshez való jog minden adatkezelési jogalap vonatkozásában megilleti az érintettet.

43.  A vállalkozás, az érintett erre irányuló kérelme esetén indokolatlan késedelem nélkül helyesbíti az érintettre vonatkozóan pontatlanul kezelt személyes adatokat. Az érintett jogosult arra, hogy kérje a hiányos személyes adatok – egyebek mellett kiegészítő nyilatkozat útján történő – kiegészítését.

 

44.  Törléshez (elfeledtetéshez) való jog

45.  A törléshez (elfeledtetéshez) való jog nem illeti meg az érintettet automatikusan, minden jogalaphoz kapcsolódó adatkezelés vonatkozásában.

46.  A vállalkozás indokolatlan késedelem nélkül törli az érintettre vonatkozó személyes adatokat, ha az alábbi indokok valamelyike fennáll:

a)      a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat gyűjtötték vagy más módon kezelték;

b)      az érintett visszavonja az adatkezelés alapját képező hozzájárulását (hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén), és az adatkezelésnek nincs más jogalapja;

c)      az érintett tiltakozik az adatkezelés ellen, és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok az adatkezelésre a 17. és 18. pontok szerint alkalmazott adatkezelés jogalapok esetében (közhatalmi jogosítványon alapuló vagy jogos érdeken alapuló adatkezelés)

d)     a személyes adatok jogellenesen kerültek kezelésre;

e)      a személyes adatokat a vállalkozásra alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell;

47.  Az érintett törlési kérelmének a vállalkozás nem tesz eleget, amennyiben az adatkezelés szükséges a személyes adatok kezelését előíró, a vállalkozásra alkalmazandó jogszabályi kötelezettség teljesítéséhez.

48.  Amennyiben a vállalkozáshoz törlési kérelem érkezik, a vállalkozás első lépésként megvizsgálja, hogy a törlési kérelem valóban a jogosulttól származik-e. Ennek érdekében a vállalkozás elkérheti az érintett és a vállalkozás között fennálló szerződés azonosítására szolgáló adatokat (például szerződésszám, szerződés kelte), az érintett számára a vállalkozás által kiállított irat azonosítószámát, az érintettről nyilvántartott személyazonosító adatok megadását (a vállalkozás azonban nem kérhet azonosításként olyan plusz adatot, amelyet az érintettről nem tart nyilván).

49.  Amennyiben a vállalkozásnak eleget kell tennie a törlési kérelemnek, úgy köteles mindent megtenni annak érdekében, hogy a személyes adat az összes adatbázisból törlésre kerüljön.

50.  A vállalkozás a törlésről jegyzőkönyvet vesz fel annak érdekében, hogy a törlés megtörténtét igazolni tudja. A jegyzőkönyvet a vállalkozás képviselője vagy az(ok) a személy(ek) írja(ák) alá, aki(k)nek erre a munkaköri leírása nyomán jogosultsága van. A törlési jegyzőkönyv tartalmazza:

a)      az érintett nevét

b)      a törölt személyes adattípust

c)      a törlés időpontját.

51.  A vállalkozás tájékoztatja a törlési kötelezettségről mindazokat, akik számára a személyes adat továbbításra került.

 

Az adatkezelés korlátozáshoz való jog

52.  A korlátozáshoz való jog minden adatkezelési jogalap vonatkozásában megilleti az érintettet.

53.  A vállalkozás az érintett kérésére korlátozza az adatkezelést, ha az alábbiak valamelyike teljesül:

a)      az érintett vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, hogy az vállalkozás ellenőrizze a személyes adatok pontosságát; 

b)      az adatkezelés jogellenes, és az érintett ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását;

c)      a vállalkozásnak már nincs szüksége a személyes adatokra adatkezelés céljából, de az érintett igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez; vagy

f)        az érintett a 17. és 18. pontok szerint alkalmazott adatkezelés jogalapok esetében (közhatalmi jogosítványon alapuló vagy jogos érdeken alapuló adatkezelés) tiltakozott az adatkezelés ellen; ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapításra nem kerül, hogy a vállalkozás jogos indokai elsőbbséget élveznek-e az érintett jogos indokaival szemben.

54.  Ha az adatkezelés az előző pont alapján korlátozás alá esik, az ilyen személyes adatokat a tárolás kivételével csak az érintett hozzájárulásával, vagy jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez, vagy más természetes vagy jogi személy jogainak védelme érdekében, vagy az Európai Unió, illetve valamely tagállam fontos közérdekéből lehet kezelni.

55.  A vállalkozás tájékoztatja a kötelezettségről mindazokat, akik számára a személyes adat továbbításra került.

 

Tiltakozás

56.  A tiltakozás joga az érintettet a közhatalmi jogosítványon alapuló vagy jogos érdeken alapuló adatkezelés adatkezelési jogalapok esetében illeti meg.

57.  A vállalkozás az érintett tiltakozás iránti kérelme esetén a személyes adatokat nem kezelheti tovább, kivéve, ha bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak.

58.  Ha a személyes adatok kezelése közvetlen üzletszerzés érdekében történik, az érintett jogosult arra, hogy bármikor tiltakozzon a rá vonatkozó személyes adatok e célból történő kezelése ellen.

59.  Ha az érintett tiltakozik a személyes adatok közvetlen üzletszerzés érdekében történő kezelése ellen, akkor a személyes adatok a továbbiakban e célból nem kezelhetők.

 

Adathordozhatósághoz való jog

60.  Az adathordozhatósághoz való jog a hozzájáruláson vagy a szerződésen alapuló adatkezelés jogalap esetében illeti meg az érintettet, ha az adatkezelés automatizált módon történik.

61.  A vállalkozás biztosítja, hogy érintett a rá vonatkozó, általa a vállalkozás számára rendelkezésére bocsátott személyes adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja, továbbá, hogy ezeket az adatokat az érintett egy másik adatkezelőnek továbbítsa.

 

Az adatkezelőnek elő kell segítenie, hogy az érintett a jogait

gyakorolni tudja (12. cikk/2/).

62.  Az adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül, de mindenféleképpen a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatnia a kérelem nyomán hozott intézkedésekről. (12. cikk /3/). (Szükség esetén, figyelembe véve a kérelem összetettségét és a kérelmek számát, ez a határidő további két hónappal meghosszabbítható, amelyről az érintettet tájékoztatni kell.)

 

Az érintett tájékoztatása az adatvédelmi incidensről

63.  Ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve, az adatkezelőnek indokolatlan késedelem nélkül tájékoztatnia kell az érintettet az adatvédelmi incidensről. (34. cikk).

 

64.  Az érintettet továbbá megilleti a hatósági jogorvoslathoz, a hatékony bírósági jogorvoslathoz való ill. az automatikus döntéshozatal egyedi ügyekben való spec. alkalmazására vonatkozó jog. (22, 77, 78, 79. cikkek)

 

65.  Kártérítéshez való jog

A Rendelet az érintett jogaként határozza meg a kártérítést: minden olyan személy, aki e rendelet megsértésének eredményeként vagyon vagy nem vagyoni kárt szenvedett, az elszenvedett kárért az adatkezelőtől vagy az adatfeldolgozótól kártérítésre jogosult (82. cikk (1) bekezdés)


IX. Munkaviszonnyal összefüggő adatkezelések

 

66.  A munkavállalóktól kizárólag olyan adatok kérhetők és olyan adatok tarthatók róluk nyilván, és olyan munkaköri orvosi alkalmassági vizsgálatok végezhetők, amelyek munkaviszony létesítéséhez, fenntartásához és megszüntetéséhez, illetve a szociális-jóléti juttatások biztosításához szükségesek és a munkavállaló személyhez fűződő jogait nem sértik.

67.   A vállalkozás a munkavállalók adatait a Mt. vonatkozó rendelkezései alapján kezeli és az Mt-ben meghatározott módon tájékoztatja a GDPR-ban foglalt adatkezelési alapelvek betartása mellett.

68.  A vállalkozás a munkavállalóknak tájékoztatást ad az általa igénybe vett adatfeldolgozókkal kapcsolatban azok kilétéről és a számukra továbbított adatok köréről.

69.  A munkaviszonyban történő adatkezelés során jellemzően az alábbi jogalapok merülhetnek fel

a)      szerződésen alapuló

b)      jogi kötelezettségen alapuló

c)      jogos érdeken alapuló

d)     hozzájáruláson alapuló

70.  Amennyiben a vállalkozás jogos érdek alapján kezel adatot, úgy a GDPR rendelkezéseinek megfelelően ez esetben szükséges az alábbi érdekmérlegelési tesztet elvégezni:

a)      a vállalkozás jogos érdekének megnevezése

b)      kik az érintettek és milyen jogai sérülnek

c)      érdekmérlegelés

d)     milyen intézkedéseket, garanciákat alkalmaz a vállalkozás az így gyűjtött személyes adatok megfelelő védelme érdekében.

71.  Az adott személyes adat körének kezelésére vonatkozóan elvégzett érdekmérlegelési teszteket a munkavállalók számára hozzáférhetővé kell tenni.

72.  Az érdekmérlegelési tesztek az alábbiak

§  A szerződéses kapcsolattartói adatokra vonatkozóan 

§  A jogszabályi kötelezettségen alapuló könyvvizsgálói tevékenység során a könyvvizsgáló birtokába került személyes adatok kezeléséről

§  A munkaeszközök, e-mail fiókok és internet használatának ellenőrzésekor érintett adatok adatkezelésével kapcsolatban

§  Munkaügyi személyzeti nyilvántartási célú adatkezeléssel kapcsolatban

73.   A hozzájárulásnak önkéntesnek, konkrétnak, megfelelő tájékoztatáson alapulónak és egyértelműnek kell lennie.

74.  A hozzájáruló nyilatkozatnak legalább az alábbiakat kell tartalmaznia:

a)      a vállalkozás képviselőjének kiléte és elérhetőségei;

b)      a személyes adatok tervezett kezelésének célja

A hozzájárulás az ugyanazon cél vagy célok érdekében végzett összes adatkezelési tevékenységre kiterjed. Ha az adatkezelés egyszerre több célt is szolgál, akkor viszont a hozzájárulást az összes adatkezelési célra vonatkozóan meg kell adni.

c)      valamint az adatkezelés jogalapja (hozzájáruláson alapuló);

d)     a személyes adatok tárolásának időtartama;

e)      az érintett azon joga, hogy kérelmezheti a vállalkozástól a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását;

f)       az érintett azon joga, hogy bármely időpontban visszavonhatja a hozzájárulását, amely azonban nem érinti a visszavonás előtt a hozzájárulás alapján végrehajtott adatkezelés jogszerűségét;

g)      a hatósághoz címzett panasz benyújtásának joga.

X. Ügyfél adatok kezelése

75.  A Vállalkozás szerződéskötései kapcsán a szerződésben szereplő kapcsolattartó, és képviselő (aláíró) adatait kezeli. Az adatkezelés a Vállalkozás jogos érdekén alapul A szerződésekhez - a szerződés jellegének megfelelő - Adatkezelési tájékoztatást szükséges csatolni.

76.  A vállalkozás a jogszabályi kötelezettségen alapuló könyvvizsgálói tevékenységét a Kkt. 45. §-a értelmében írásbeli szerződés alapján végzi. A szerződés teljesítése keretében a vállalkozás adatfeldolgozóként kezeli az alábbi adatokat.

A Kkt. 23. § a) pontjában hivatkozottak szerint, a jogszabályok és a közfelügyeleti hatóság által jóváhagyott, megalkotott és naprakészen tartott a könyvvizsgálati és a belső minőségellenőrzésre, könyvvizsgálók, könyvvizsgáló cégek belső szervezetére és a könyvvizsgáló munka megszervezésére vonatkozó nemzeti standardok alapján a könyvvizsgáló birtokába került dokumentumokban szereplő személyes adatok. Továbbá a polgári törvénykönyvről szóló 2013. évi törvény 3:38 § (1) bekezdése értelmében a megbízó irataiban, számviteli nyilvántartásaiban, könyveiben, valamint a vezető tisztségviselőktől, a felügyelőbizottság tagjaitól és a jogi személy munkavállalóitól kapott felvilágosításában, a megbízó fizetési számlájában, pénztárában, értékpapír- és áruállományában, valamint szerződéseiben szereplő személyes adatok.

77.  A pénzmosás és terrorizmus finanszírozása elleni kötelezettségek és korlátozó intézkedések teljesítése céljából végzett adatkezelésről a 2. függelék tájékoztat.

XI. Az adatfeldolgozó igénybevételére vonatkozó rendelkezések

78.  Ha az adatkezelést a vállalkozás nevében más végzi, a vállalkozás kizárólag olyan adatfeldolgozókat vehet igénybe, akik vagy amelyek megfelelő garanciákat nyújtanak az adatkezelés GDPR követelményeinek való megfelelését és az érintettek jogainak védelmét biztosító, megfelelő technikai és szervezési intézkedések végrehajtására.

79.  Az adatfeldolgozó a vállalkozás előzetesen írásban tett eseti vagy általános felhatalmazása nélkül további adatfeldolgozót nem vehet igénybe.

 

80.  Az adatfeldolgozó által végzett adatkezelés vonatkozásában a vállalkozás és az adatfeldolgozó szerződést kötnek. Ezen szerződés az adatkezelés tárgyát, időtartamát, jellegét és célját, a személyes adatok típusát, az érintettek kategóriáit, valamint a vállalkozás kötelezettségeit és jogait határozza meg.

 

A szerződés különösen előírja, hogy az adatfeldolgozó

a)      a személyes adatokat kizárólag a vállalkozás írásbeli utasításai alapján kezeli,

b)      biztosítja azt, hogy a személyes adatok kezelésére feljogosított személyek titoktartási kötelezettséget vállalnak vagy jogszabályon alapuló megfelelő titoktartási kötelezettség alatt állnak;

c)      alkalmazza a legalább a vállalkozás által előírt szintű adatbiztonsági intézkedéseket;

d)     tiszteletben tartja a további adatfeldolgozó igénybevételére vonatkozóan fentebb említett feltételeket;

e)      az adatkezelés jellegének figyelembevételével megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel a lehetséges mértékben segíti a vállalkozást abban, hogy teljesíteni tudja kötelezettségét az érintett jogainak gyakorlásához kapcsolódó kérelmek megválaszolása tekintetében;

f)       segíti a vállalkozást az adatvédelmi incidens szerinti kötelezettségek teljesítésében, figyelembe véve az adatkezelés jellegét és az adatfeldolgozó rendelkezésére álló információkat;

g)      vállalja, hogy a nála bekövetkező adatvédelmi incidens esetén haladéktalanul tájékoztatja erről a vállalkozást;

h)      az adatkezelési szolgáltatás nyújtásának befejezését követően a vállalkozás döntése alapján minden személyes adatot töröl vagy visszajuttat a vállalkozásnak, és törli a meglévő másolatokat, kivéve, ha az uniós vagy a tagállami jog a személyes adatok tárolását írja elő.

 

81.   Az adatfeldolgozó és a nála személyes adatokhoz hozzáféréssel rendelkező személy ezeket az adatokat kizárólag a vállalkozás utasításának megfelelően kezelheti.

82.  Az adatfeldolgozó igénybevételére vonatkozó adatkezelésről részletesen az 1. függelék tájékoztat.

 

XII. A társaság munkavállalóinak adatkezelési kötelezettségei

83.  Az adatkezelés jogszerűségének biztosítása

 

Minden munkavállaló a munkaköri feladata körében szerződéskötés, megrendelés felvétele, ajánlat tétele és fogadása, üzleti tárgyalás, ügyféllel való kapcsolatfelvétel, új ügyféligény teljesítése során köteles utólagosan is igazolhatóan megvizsgálni a következő kérdéseket (adatkezelési teszt):  

■A munkaköri feladat teljesítése során felmerül-e személyes adatok kezelésének szükségessége?

■ Kik az érintettek?

■ Milyen érintetti kategóriával kell számolni?

■ Milyen személyes adatok gyűjtése szükséges feltétlenül?

■ Mi az adatkezelés célja, jogalapja?

■ Felmerülnek-e további adatkezelési célok?

■ Hogyan kell igazolni a jogalapot?

■  Ki az adatkezelő?  A Társaság, vagy más szervezet?

■  Van-e adatfeldolgozó?  Ki az adatfeldolgozó? Ő megfelel-e a rendeleti követelményeknek?

■ Hogyan kell biztosítani az érintettek tájékoztatását és joggyakorlását?

■ Milyen technikai és szervezési intézkedéseket kell tenni az adatbiztonság érdekében?

■ Felmerül-e adatvédelmi hatásvizsgálat elvégzésének szükségessége?

E teszt során jelen adatkezelési szabályzat szerint kell eljárni, meg kell teremteni az adatkezelés jogalapját, és az ügyfelet tájékoztatni kell az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, további tényeiről, és az érintett jogairól.

Új – addig nem végzett - adatkezelési cél felmerülése esetén az előbbi pont szerinti eljárás mellett azt jelezni kell a munkáltató vezetőjének az adatkezelési tevékenységek nyilvántartásába való felvétel végett.

Az adatkezelés során a munkavállaló köteles betartani az az Adatkezelési szabályzat rendelkezéseit.

A munkavállaló bármely személyes adatot kizárólag a munkáltató utasításának megfelelően kezelhet, kivéve, ha az ettől való eltérésre jogszabály kötelezi.

84.  Az adatkezelés jogcímének vizsgálata

Az adatkezelési teszt során először azt kell vizsgálni, vagy a Társaság adatkezelése alapozható-e szerződés teljesítése, vagy jogos érdek, vagy jogi kötelezettség teljesítése jogcímre. Ezek hiányában az érintett hozzájárulása jogcímet kell alkalmazni, és ennek megfelelően kell eljárni.

A jogi kötelezettségen alapuló adatkezelés esetén a kezelhető adatok körére, az adatkezelés céljára, az adatok tárolásának időtartamára, a címzettekre az alapul szolgáló jogszabály rendelkezései irányadók. A jogi kötelezettség teljesítése jogcímén alapuló adatkezelés az érintett hozzájárulásától független, mivel az adatkezelést jogszabály határozza meg.

Az érintettel, az adatkezelés megkezdése előtt ezesetben közölni kell, hogy az adatkezelés kötelező. Továbbá az érintettet az adatkezelés megkezdése előtt egyértelműen és részletesen tájékoztatni kell az adatai kezelésével kapcsolatos minden tényről, így különösen az adatkezelés céljáról és jogalapjáról, az adatkezelésre és az adatfeldolgozásra jogosult személyéről, az adatkezelés időtartamáról, illetve arról, hogy kik ismerhetik meg az adatokat.

A tájékoztatásnak ki kell terjednie az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogaira és jogorvoslati lehetőségeire is. Kötelező adatkezelés esetén a tájékoztatás megtörténhet az előbbi információkat tartalmazó jogszabályi rendelkezésekre való utalás nyilvánosságra hozatalával

85.  Eljárás adatfeldolgozó igénybevétele esetén

Ha egy vállalkozás, szervezet a Társaság nevében (megbízása alapján) kezel személyes adatot, a Rendelet alapján a Társaság adatfeldolgozójának minősül.

A munkavállaló köteles az adatfeldolgozótól megkövetelni a Rendeletben előírt garanciák teljesítését: 1. írásban vállaljon garanciát arra, hogy adatkezelés megfelel a Rendelet előírásainak, 2. Ő maga és munkavállaló az általuk megismert személyes adatok kezelése körében titoktartási nyilatkozatot vállaljanak, és 3. alvállalkozót csak a Társaság engedélyével vehetnek igénybe, akinek meg kell felelnie az 1-2. pont rendelkezéseinek.

86.  Eljárás adatfeldolgozóként

Ha a Társaság kezel más nevében (megbízása alapján) személyes adatokat – azaz ő maga minősül adatfeldolgozónak, a Társaság munkavállalója munkakörében köteles biztosítani, hogy a Társaság megfeleljen az adatfeldolgozóra előírt rendeleti követelményeknek.

 

87.  Az érintettek tájékoztatása, joggyakorlásuk elősegítése

A Társaság Adatkezelési tájékoztatóját honlapján teszi közzé.

Az érintettek egyes kategóriáit – például munkavállalók, szerződő partnerek stb. - az adatfelvételkor közvetlenül is tájékoztatni kell az adatkezelésre vonatkozó tényekről és információkról, és az érintett jogairól.

A Társaság valamennyi adatkezelése során köteles biztosítani az érintett jogainak gyakorlását.

 

88.  Adatbiztonsági intézkedések megtétele

A munkavállaló kötelezettsége minden egyes adatkezelés vonatkozásában az adatbiztonsági intézkedések betartása, az észlelt hiányosságok jelzése a munkáltató vezetőjének.

89.  Adatkezelési incidensek jelentése

A munkavállaló köteles jelenteni a munkáltatói jogok gyakorlójának, ha adatvédelmi incidens, vagy arra utaló információk jutottak a tudomására.

XIII. Adatkezelési tevékenységek nyilvántartása

90.  Az adatkezelési tevékenységek nyilvántartását a vállalkozás az elszámoltathatóság elvéből következően annak érdekében végzi, hogy az GDPR-nak való megfelelést nyomon tudja követni, és igazolni tudja.

91.  A vállalkozás a felelősségébe tartozóan végzett adatkezelési tevékenységekről legalább az alábbi nyilvántartásokat vezeti:

a)      adattovábbítás nyilvántartása

b)      érintetti jogok érvényesítése iránti kérelmek és az arra a vállalkozás által adott válaszok nyilvántartása

c)      hatósági megkeresések és az arra a vállalkozás által adott válaszok nyilvántartása

d)     adatkezelés megszüntetése iránti kérelmek nyilvántartása

e)      marketing célú megkeresések nyilvántartása

f)       munkaviszonnyal összefüggő személyes adatok kezelésének nyilvántartása

g)      munkaerő-felvétel nyilvántartása

h)      adatvédelmi incidensek nyilvántartása.

92.   A vállalkozás nyilvántartásait az alábbi tartalommal vezeti:

a)      a vállalkozás neve és elérhetősége, valamint – ha van ilyen – a vállalkozás képviselőjének és az adatvédelmi tisztviselőnek a neve és elérhetősége;

b)      az adatkezelés céljai;

c)      az érintettek kategóriáinak, valamint a személyes adatok kategóriáinak ismertetése;

d)     olyan címzettek kategóriái, akikkel a személyes adatokat közlik vagy közölni fogják

e)      adott esetben a személyes adatok harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítására vonatkozó információk;

f)       ha lehetséges, a különböző adatkategóriák törlésére előirányzott határidők;

g)      ha lehetséges, a technikai és szervezési intézkedések általános leírása.

93.  Amennyiben a vállalkozás adatfeldolgozóként is végez tevékenységet, úgy a vállalkozás nyilvántartást vezet az ügyfél nevében végzett adatkezelési tevékenységek valamennyi kategóriájáról. Ez a nyilvántartás a következő információkat tartalmazza:

a)      az adatfeldolgozó vagy adatfeldolgozók és azok képviselőinek neve és elérhetőségei;

b)      az ügyfél nevében végzett adatkezelési tevékenységek kategóriái;

c)      adott esetben a személyes adatok harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítása.

94.  A nyilvántartásokat a vállalkozás írásban vezeti, papír alapon vagy elektronikus formátumban. 

XIV. Adatbiztonsági rendelkezések

          A könyvvizsgálat során

95.  A Kkt. 66. §-a értelmében a könyvvizsgáló köteles a tevékenysége során tudomására jutott, a jogszabályi kötelezettségen alapuló könyvvizsgálói tevékenység ellátására irányuló megbízással összefüggő minősített adatot, hivatásbeli titkot és üzleti titkot (a továbbiakban együttesen: titok) megőrizni. A könyvvizsgáló a titkot megfelelő és konkrét felhatalmazás nélkül nem használhatja fel, nem teheti közzé, kivéve, ha jogszabály alapján joga vagy kötelessége a közlés, a közzététel - az adatokat így megismerő személyeket a könyvvizsgálóval azonos titoktartási kötelezettség terheli. A könyvvizsgáló felel azoknak a személyeknek a titoktartásáért, akik általa bármilyen módon a titok birtokába jutottak. A titoktartási kötelezettség a jogszabályi kötelezettségen alapuló könyvvizsgálói tevékenység ellátására irányuló megbízás megszűnése után is terheli a könyvvizsgálót, továbbá azokat, akik az adatoknak az előzőek szerint birtokába jutottak.

Előzőken túl, a Kkt. 174. §-a értelmében a könyvvizsgáló fegyelmi vétséget is elkövet amennyiben a titoktartási kötelezettségét megszegi, amely akár a kamarából történő kizáráshoz, így a könyvvizsgálói szakmai gyakorlásától történő eltiltáshoz vezethet.

Mindezeken túl, a Könyvvizsgálónál szigorú belső adatkezelési eljárásrend van hatályban, amely értelmében az adatokhoz kizárólag arra jogosultak férnek hozzá; az adatkezelésnek minden szakaszában meg kell felelnie az adott adatkezelési célnak, és tilos adatokat kezelni olyan újabb célból, amely összeegyeztethetetlen az eredetivel.

             Általános rendelkezések

96.  A Társaság valamennyi célú és jogalapú adatkezelése vonatkozásában a személyes adatok biztonsága érdekében köteles megtenni azokat a technikai és szervezési intézkedéseket és kialakítani azokat az eljárási szabályokat, amelyek a Rendelet és az Infotv., érvényre juttatásához szükségesek.

97.  Az Adatkezelő az adatokat a tudomány és technológia állása, a megvalósítás költségei, továbbá az adatkezelés jellege, hatóköre, körülményei és céljai, valamint a természetes személyek jogaira és szabadságaira jelentett, változó valószínűségű és súlyosságú kockázat figyelembe vételével, megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket hajt végre annak érdekében, hogy a kockázat mértékének megfelelő szintű adatbiztonságot biztosíthassa. Ezen intézkedésekkel védi az adatokat, a véletlen vagy jogellenes megsemmisítés, elvesztés, megváltoztatás, sérülés, jogosulatlan nyilvánosságra hozatal vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférés ellen.

98.  A Társaság a személyes adatokat bizalmas adatként kezeli. A munkavállalókkal a személyes adatok kezelésére vonatkozóan titoktartási kötelezettséget ír elő.

99.         A megfelelő szintű adatbiztonsági intézkedések meghatározása érdekében a vállalkozás a kezelésében lévő minden egyes adatállományt a védelmi igény szempontjából értékel, és biztonsági fokozatba sorol.

100.     Az egyes adatkezelések biztonsági fokozatának megállapításához elemezni kell:

a)         a kezelt személyes adatok jogosulatlan megismerésével, megváltoztatásával, törlésével, a hardver- és szoftvereszközök megrongálásával járó kockázatot és a várható kárt;

b)        azt, hogy helyreállítható-e a sérült adatállomány, valamint az esetleges helyreállítás ráfordításait, a személyes adatok reprodukálásához szükséges adatforrások rendelkezésre állását, a manuális háttérnyilvántartásból az elveszített adatok pótlásának lehetőségét;

c)         azt, hogy a kezelt személyes adatok jellegére tekintettel indokolt-e megkülönböztetett biztonsági előírásokat alkalmazni;

d)        az adatbiztonságot veszélyeztető más kockázati elemeket;

101.     Az adatkezelés biztonsága megvalósítása érdekében a vállalkozás fizikai, logikai és adminisztratív kontrollokat alkalmaz együttesen.

102.     A vállalkozás legalább az alábbi fizikai kontrollokat alkalmazza:

a)         A vállalkozás a jogosulatlan személyek belépésének kiszűrésére alkalmas beléptetési rendszer működtetésével biztosítja, hogy épületébe/irodájába jogosulatlan személyek ne léphessenek be.

b)        A vállalkozás az általa mind elektronikusan, mind pedig papír alapon kezelt adatokhoz való jogosulatlan hozzáférés elkerülése érdekében biztosítja, hogy a kezelt adatokhoz fizikailag ne férhessen hozzá arra jogosulatlan személy.

103.     A vállalkozás legalább az alábbi logikai kontrollokat alkalmazza:

A vállalkozás biztosítja, hogy az általa kezelt adatokhoz kizárólag az arra megfelelő jogosultsággal rendelkezők férjenek hozzá.

104.Informatikai háttér: Az informatikai rendszert tűzfallal védi, és biztosított a vírusvédelem.

105.     A vállalkozás legalább az alábbi adminisztratív kontrollokat alkalmazza:

A vállalkozás biztosítja, hogy a személyes adatokhoz való esetleges hozzáférés dokumentációkban nyomon követhető legyen.

A vállalkozás biztosítja olyan iratkezelési eljárásrend kialakítását, hogy a hozzá tévesen beérkező személyes adatokat tartalmazó iratok a lehető leghamarabb kiszűrésre kerüljenek és azokat a lehető legszűkebb személyi kör ismerje meg.

 

XV. Adatvédelmi incidensek kezelése

 

106.Az adatvédelmi incidens megfelelő és kellő idejű intézkedés hiányában, fizikai, vagyoni vagy nem vagyoni károkat okozhat a természetes személyeknek. Többek között a személyes adataik feletti rendelkezés elvesztését vagy a jogaik korlátozását, a hátrányos megkülönböztetést, a személyazonosság-lopást vagy a személyazonossággal való visszaélést, a pénzügyi veszteséget, a jó hírnév sérelmét, a szakmai titoktartási kötelezettség által védett személyes adatok bizalmas jellegének sérülését, illetve a szóban forgó természetes személyeket sújtó egyéb jelentős gazdasági vagy szociális hátrányt.

107.Az adatvédelmi incidenst a vállalkozás indokolatlan késedelem nélkül, és ha lehetséges, legkésőbb 72 órával azután, hogy az adatvédelmi incidens a tudomására jutott, bejelenti a hatóságnak.

108.Az adatvédelmi incidenst nem kell a hatóságnak bejelenteni, ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően nem jár kockázattal a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve.

109.Amennyiben a bejelentés nem történik meg 72 órán belül, mellékelni kell hozzá a késedelem igazolására szolgáló indokokat is.

a)         Amennyiben az adatvédelmi incidens hatóság számára történő bejelentése szükséges, úgy a bejelentésben:

b)        ismertetni kell az adatvédelmi incidens jellegét, beleértve – ha lehetséges – az érintettek kategóriáit és hozzávetőleges számát, valamint az incidenssel érintett adatok kategóriáit és hozzávetőleges számát;

c)         közölni kell az adatvédelmi tisztviselő vagy a további tájékoztatást nyújtó egyéb kapcsolattartó nevét és elérhetőségeit;

d)        ismertetni kell az adatvédelmi incidensből eredő, valószínűsíthető következményeket;

e)         ismertetni kell a vállalkozás által az adatvédelmi incidens orvoslására tett vagy tervezett intézkedéseket, beleértve adott esetben az adatvédelmi incidensből eredő esetleges hátrányos következmények enyhítését célzó intézkedéseket.

110.Ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve, a vállalkozás indokolatlan késedelem nélkül tájékoztatja az érintettet az adatvédelmi incidensről.

111.A 79. pont szerinti tájékoztatásban az érintettel világosan és közérthetően ismertetni kell az adatvédelmi incidens jellegét, és közölni kell:

a)         az adatvédelmi tisztviselő vagy a további tájékoztatást nyújtó egyéb kapcsolattartó nevét és elérhetőségeit;

b)        ismertetni kell az adatvédelmi incidensből eredő, valószínűsíthető következményeket;

c)         ismertetni kell a vállalkozás által az adatvédelmi incidens orvoslására tett vagy tervezett intézkedéseket, beleértve adott esetben az adatvédelmi incidensből eredő esetleges hátrányos következmények enyhítését célzó intézkedéseket.

112.  Az érintettet nem kell tájékoztatni, ha a következő feltételek bármelyike teljesül:

a)         a vállalkozás megfelelő technikai és szervezési védelmi intézkedéseket hajtott végre, és ezeket az intézkedéseket az adatvédelmi incidens által érintett adatok tekintetében alkalmazták, különösen azokat az intézkedéseket – mint például a titkosítás alkalmazása –, amelyek a személyes adatokhoz való hozzáférésre fel nem jogosított személyek számára értelmezhetetlenné teszik az adatokat;

b)        a vállalkozás az adatvédelmi incidenst követően olyan további intézkedéseket tett, amelyek biztosítják, hogy az érintett jogaira és szabadságaira jelentett, a magas kockázat a továbbiakban valószínűsíthetően nem valósul meg;

c)         a tájékoztatás aránytalan erőfeszítést tenne szükségessé. Ilyen esetekben az érintetteket nyilvánosan közzétett információk útján kell tájékoztatni, vagy olyan hasonló intézkedést kell hozni, amely biztosítja az érintettek hasonlóan hatékony tájékoztatását.

113.  Amennyiben a vállalkozás adatfeldolgozási tevékenységet is végez, úgy a nála bekövetkezett adatvédelmi incidensről haladéktalanul tájékoztatja az adatkezelőt, akinek a számára az adatfeldolgozási tevékenységet végzi.

114.  Amennyiben a vállalkozás adatfeldolgozót alkalmaz, úgy az adatfeldolgozó szerződésben ki kell kötni, hogy az adatfeldolgozó köteles a nála bekövetkezett adatvédelmi incidenst haladéktalanul bejelenteni a vállalkozásnak.

 

XVI.Függelékek

 

1.  Függelék a más adatkezelő megbízásából végzett adatfeldolgozó tevékenység szabályairól

2.   Függelék pénzmosás és terrorizmus finanszírozása elleni kötelezettségek és korlátozó intézkedések teljesítése céljából végzett adatkezelésről

XVII. Hatályba léptető és záró rendelkezések

115.                   A jelen szabályzat 2018. május 25-étől hatályos.


 

1.      Függelék a más adatkezelő megbízásából végzett adatkezelés (adatfeldolgozás) végzésének belső szabályairól

 

1.Ezen Függelék szabályait kell alkalmazni, ha a Társaság (Adatfeldolgozó) más Adatkezelő megbízása alapján, adatfeldolgozóként végez adatkezelési tevékenységet. Ez esetben a Társaság köteles vezetni az adatfeldolgozói nyilvántartást (Rendelet 30. cikk (2)).

 

2. Adatfeldolgozói garancianyújtás

2.1.Az Adatfeldolgozó garantálja – különösen a szakértelem, a megbízhatóság és az erőforrások tekintetében – hogy a Rendelet követelményeinek teljesülését biztosító technikai és szervezési intézkedéseket végrehajtja, ideértve az adatkezelés biztonságát is.

2.2.Az Adatfeldolgozó megfelelő hardver és szoftver eszközökkel rendelkezik, az adatkezelés jogszerűségének és az érintettek jogai védelmének biztosítására alkalmas műszaki és szervezési intézkedések végrehajtására kötelezettséget vállal.

2.3. Az Adatfeldolgozó az állami szervekkel való elektronikus kapcsolattartás jogi és technikai feltételeivel rendelkezik.

2.4.Adatfeldolgozó vállalja, hogy a megbízó Adatkezelő kérésére rendelkezésére bocsát minden olyan információt, amely az adatfeldolgozó igénybevételére vonatkozó jogi rendelkezéseknek való megfelelés igazolásához szükséges.

3. A megbízó (Adatkezelő) kötelezettségei és jogai

3.1.Adatkezelő jogosult ellenőrizni az Adatfeldolgozó szerződés szerinti tevékenységének végrehajtását.

3.2.Adatkezelőnek a szerződésben meghatározott feladatokkal kapcsolatos utasításai jogszerűségéért az Adatkezelőt terheli felelősség, ugyanakkor az Adatfeldolgozó köteles haladéktalanul jelezni az Adatkezelőnek, amennyiben Adatkezelő utasítása vagy annak végrehajtása jogszabályba ütközne.

3.3.Az Adatkezelő kötelezettsége, hogy az érintett természetes személyeket jelen szerződés szerinti adatfeldolgozásról tájékoztassa, ha jogszabály előírja, hozzájárulásukat beszerezze.

4. Társaságunk, mint adatfeldolgozó kötelezettségei és jogai

4.1. Utasítási jog:Az Adatfeldolgozó tevékenysége során kizárólag az Adatkezelő írásbeli utasítása alapján jár el.

4.2. Titoktartás:Az Adatfeldolgozó tevékenysége során biztosítja, hogy az érintett személyes adatokhoz való hozzáférésre feljogosított személyek – ha jogszabályon alapuló megfelelő titoktartási kötelezettség hatálya alatt egyébként nem állnak – az általuk megismert személyes adatok vonatkozásában titoktartási kötelezettséget vállaljanak.

4.3. Adatbiztonság:Az Adatfeldolgozó a tudomány és technológia állása és a megvalósítás költségei, továbbá az adatkezelés jellege, hatóköre, körülményei és céljai, valamint a természetes személyek jogaira és szabadságaira jelentett, változó valószínűségű és súlyosságú kockázat figyelembevételével megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket hajt végre annak érdekében, hogy a kockázat mértékének megfelelő szintű adatbiztonságot garantálja.

Az Adatfeldolgozó intézkedéseket hoz annak biztosítására, hogy az irányítása alatt eljáró, a személyes adatokhoz hozzáféréssel rendelkező természetes személyek kizárólag az adatkezelő utasításának megfelelően kezelhessék az említett adatokat, kivéve, ha az ettől való eltérésre uniós vagy tagállami jog kötelezi őket.

Az Adatfeldolgozó gondoskodik arról, hogy a tárolt adatokhoz belső rendszeren keresztül vagy közvetlen hozzáférés útján kizárólag az arra feljogosított személyek, és kizárólag az adatkezelés céljával összefüggésben férjenek hozzá.

Az Adatfeldolgozó gondoskodik a felhasznált eszközök szükséges, rendszeres karbantartásáról, fejlesztéséről. Az adatokat tároló eszközt megfelelő fizikai védelemmel ellátott zárt helyiségben helyezi el, gondoskodik annak fizikai védelméről is.

Adatfeldolgozó a szerződésben meghatározott feladatok ellátása érdekében, megfelelő ismerettel és gyakorlattal rendelkező személyeket köteles igénybe venni. Köteles továbbá gondoskodni az általa igénybe vett személyek felkészítéséről a betartandó adatvédelmi jogszabályi rendelkezések, a jelen szerződésben foglalt kötelezettségek, valamint az adatfelvétel célja és módja tekintetében.

4.4. További adatfeldolgozó igénybevétele: Az Adatfeldolgozó vállalja, hogy további adatfeldolgozót csak a Rendeletben és az Infotv-ben meghatározott feltételek teljesítése mellett vesz igénybe. Az Adatkezelő a megbízási szerződésben általános felhatalmazást ad az Adatfeldolgozónak, hogy további adatfeldolgozót (alvállalkozót) vegyen igénybe. Az Adatfeldolgozó a további adatfeldolgozó igénybe vételét megelőzően tájékoztatja az adatkezelőt a további adatfeldolgozó kilétéről, valamint a további adatfeldolgozó által végzendő tervezett feladatokról. Ha az adatkezelő, ezen tájékoztatás alapján, a további adatfeldolgozó igénybe vételével szemben kifogást emel, a további adatfeldolgozó igénybevételére az adatfeldolgozó kizárólag a kifogásban megjelölt feltételek teljesítése esetén jogosult.

Ha az Adatfeldolgozó további adatfeldolgozó szolgáltatásait is igénybe veszi, erre köteles írásba foglalt szerződést kötni, és abban a további adatfeldolgozóra is ugyanazokat az adatvédelmi kötelezettségeket telepíteni, mint amelyek az Adatkezelő és az Adatfeldolgozó között létrejött szerződésben szerepelnek. Ha a további adatfeldolgozó nem teljesíti adatvédelmi kötelezettségeit, az őt megbízó Adatfeldolgozó teljes felelősséggel tartozik az Adatkezelő felé a további adatfeldolgozó kötelezettségeinek a teljesítéséért.


4.5. Együttműködés az Adatkezelővel:

a)Az Adatfeldolgozó tevékenysége során minden megfelelő eszközzel segíti az Adatkezelőt az érintettek jogai érvényesítésének elősegítése, ezzel kapcsolatos kötelezettségei teljesítése érdekében.

b)Az Adatfeldolgozó segíti az Adatkezelőt a Rendelet 32–36. cikk (Adatbiztonság, Adatvédelmi hatásvizsgálat és előzetes konzultáció) szerinti kötelezettségek teljesítésében, figyelembe véve az adatkezelés jellegét és az Adatfeldolgozó rendelkezésére álló információkat.

c)  Az Adatfeldolgozó az adatkezelő rendelkezésére bocsát minden olyan információt, , amely az Adatfeldolgozó, a Rendelet 28. cikkelye szerinti kötelezettsége teljesítésének igazolásához szükséges, továbbá amely lehetővé teszi és elősegíti az Adatkezelő által vagy az általa megbízott más ellenőr által végzett auditokat, beleértve a helyszíni vizsgálatokat is. Ezen ponttal kapcsolatban az Adatfeldolgozó haladéktalanul tájékoztatja az Adatkezelőt, ha úgy véli, hogy annak valamely utasítása sérti ezt a rendeletet vagy a tagállami vagy uniós adatvédelmi rendelkezéseket.

5. Az Adatfeldolgozó adatfeldolgozási tevékenységének általános szerződési feltételei

5.1.Adatfeldolgozó az adatfeldolgozási tevékenységre Adatkezelővel írásbeli szerződést köt.

5.2. Az általános szerződési feltétel tartalmát Adatkezelővel a szerződéskötést megelőzően meg kell ismertetni, és Adatkezelőnek a szerződés létrejöttéhez el kell azt fogadnia.

 

2.Függelék a pénzmosás és terrorizmus finanszírozása elleni kötelezettségek és korlátozó intézkedések teljesítése céljából végzett adatkezelésről

1.Ezen Függelék szabályait kell alkalmazni, ha a Társaság pénzmosás / terrorizmus finanszírozása elleni kötelezettségek és korlátozó intézkedések teljesítése céljából végez adatkezelést. Ezesteben ezt az adatkezelést fel kell tüntetni az adatkezelési tevékenységek nyilvántartásában.

2.A Társaság jogi kötelezettség teljesítése jogcímén, pénzmosás és terrorizmus-finanszírozása megelőzése és megakadályozása céljából kezeli ügyfelei, ezek képviselői, és a tényleges tulajdonosoknak - a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló 2017. évi LIII. törvényben (Pmt.) - meghatározott adatait.

a) családi és utónevét

b) születési családi és utónevét

c) állampolgárságát

d) születési helyét, idejét

e) anyja születési nevét

f) lakcímét, ennek hiányában tartózkodási helyét

g) azonosító okmányának típusát és számát

h) lakcímet igazoló hatósági igazolványa számát

i) a bemutatott okiratok másolatát. (7.§).

 

3. A Társaság jogi kötelezettség teljesítése jogcímén az Európai Unió és az ENSZ Biztonsági Tanácsa által elrendelt pénzügyi és vagyoni korlátozó intézkedések végrehajtása céljából kezeli a 2017. évi LII. törvényben (Kit) meghatározott adatokat.

 

4.A személyes adatok címzettjei: a Társaság ügyfélkiszolgálással kapcsolatos feladatokat ellátó munkavállalói, a Társaság vezetője és a Társaság Pmt. szerinti kijelölt személye.

 

5.A személyes adatok tárolásának időtartama az üzleti kapcsolat megszűnésétől, illetve az ügyleti megbízás teljesítésétől számított 8 év.  (Pmt. 56.§(2))